Das World Café ist an sich eine leicht zu handhabende Methode. Sie kommt sehr dialogisch rüber und eigne sich besonders für Themen, die für das praktische Leben von Organisationen oder Gemeinschaften wichtig sind. In einem Setting von vielen kleinen Caféhaustischen in einem Raum wird ein Netzwerk von Gesprächen aufgebaut, die durch Tischwechsel der Teilnehmer immer neu verknüpft und zuletzt in einem Verdichtungsschritt inhaltlich zusammengeführt werden.

Das Konzept eines World Cafes basiert auf folgenden Annahmen:

1. Die Teilnehmer besitzen das Wissen und die Kreativität, um den Herausforderungen zu begegnen.
2. Es ist für die Teilnehmer möglich, den Zugang zu diesem tiefen Wissen zu finden. 
3. Es wird ein angemessener Kontext und Fokus dafür zur Verfügung gestellt.

Die Grundidee von World Cafe auf einem Blick:

1. Gruppen von vier oder fünf Personen sitzen an Caféhaustischen oder in kleinen Sesselkreisen im ganzen Raum verteilt.
2. Jede Gruppe arbeitet an den gleichen Fragen und Themen, die bedeutsam für das Leben, die Arbeit oder die Gemeinschaft sind. 
3. Die Teilnehmer werden ermutigt einander zuzuhören und auf die Tischtücher zu schreiben, kritzeln, oder zeichnen, um ihre Ideen visuell auszudrücken. 
4. Die Teilnehmer wechseln in mehreren Gesprächsrunden von Tisch zu Tisch und bringen ihre Schlüsselerkenntnisse, Themen und Fragen in neue Gespräche ein. 
5. An jedem Tisch bleiben Gastgeber sitzen, um die neuen Gäste zu empfangen. Schlüsselideen oder neue Querverbindungen werden laufend auf das Tischtuch oder auf Karten geschrieben. 
6. Schließlich führt die gesamte Gruppe ihre Entdeckungen zusammen: Indem sich die Erkenntnisse aus den kleinen Cafégesprächen miteinander verbinden, wächst das kollektive Wissen. Die Weisheit der Gruppe wird sichtbarer und innovative Möglichkeiten zur Handlung entwickeln sich ganz natürlich.

Der Ablauf eines World Cafés

Der Ablauf eines World Cafe ist einfach und flexibel. Der Zeitbedarf liegt bei mindestens eineinhalb bis drei Stunden inklusive der gemeinsamen Verdichtung der Ergebnisse. Kurz genug, um ein World Cafe beispielsweise auch an einem Abend durchzuführen.

Einführung in das Café – den Kontext setzen

Der Gastgeber eröffnet, begrüßt, stellt das Thema und Ziel des Cafés dar, beschreibt die Café-Grundannahmen, die Café-Etiquette und den Ablauf.

Drei Gesprächsrunden

In der Minimalform werden drei Gesprächsrunden von 20 . 30 Minuten durchgeführt, die jeweils einen unterschiedlichen Verlauf haben.

Runde 1 dient der Fokussierung auf das Thema,
Runde 2 der Vertiefung und der Herstellung von Zusammenhängen,
Runde 3 dem Blick nach vorne.

Jede Runde wird mit wenigen Fragestellungen eingeleitet. Bei Bedarf können auch mehrere oder längere Gesprächsrunden durchgeführt werden.

Zusammenführung und Verknüpfung (Harvesting)

Beim abschließenden Harvesting wird das Kaffeehaus – Setting aufgelöst und es wird mit der ganzen Gruppe an der Verdeutlichung und Zusammenfassung der Ergebnisse gearbeitet. Dafür stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung (siehe unter „Das gemeinsame Wissen sichtbar machen“)

Das World Café ist besonders geeignet, um die Intimität des Kleingruppendialoges mit der Spannung der Großgruppenteilnahme zu verbinden.

Nutzen der Café-Gespräche

• Input gewinnen, Wissen austauschen, innovatives Denken stimulieren und die Handlungsmöglichkeiten rund um lebensnahe Fragen herausfinden.
• Menschen, die sich zum ersten Mal begegnen, in authentische Gespräche bringen. 
• Eine tiefgehende Erforschung von strategischen Schlüsselfragen und Möglichkeiten anleiten. 
• Vertiefung von Beziehungen und Vergrößerung der Verantwortung einer Gruppe für Ergebnisse .

World Cafés sind wenig auf Umsetzung ausgerichtet. Wenn konkrete Maßnahmenpläne erwünscht sind, benötigt es nach dem Café weiterer Schritte.

World Café und Knowledge Café

Ein „World Café“  unterscheidet sich im Kern deutlich von der Namensschwester „Knowledge Café“, das gerne in der Wissensmanagement-Community eingesetzt wird. Der äußerlich ähnliche Anschein von kleinen, gemütlichen Diskusionsgruppen die wechseln, ist trügerisch: Das Knowledge Cafe ist stark strukturiert und verfügt über fixe Themenplätze, die von Moderatoren geleitet werden. Die Gruppen, die oft vorweg zusammengesetzt sind rotieren von Thema zu Thema, bis alles abgearbeitet ist. Im Vordergrund steht daher nicht die gemeinschafltich-simultane Entfaltung eines brennenden Themas, sondern eine dialogische Form von Teaching. Das hat sicher alles seine Vorteile, aber ehrlich gesagt: mit der Absicht und der Seele eines World Cafés hat das wenig zu tun. Aber spannender als Frontalvorträge ist es allemal.

Um das begriffliche Durcheinander noch zu vergrößern, wird unter „Knowledge Café“ auch ein intranetbasiertes Wissensmanagement-System verstanden. Also wieder etwas ziemlich anderes.

Wollen Sie lernen, wie man ein World Café gestaltet und moderiert? Dann besuchen Sie das Seminar „Kraftvolle Methoden der Moderaton“